Как руководителю наладить работу распределенной команды на удаленке

Действительно, учитывая огромный рост числа работающих из дома, многие компании еще не адаптировали свои методы работы и управления сотрудниками, чтобы учесть это огромное изменение.

В целом, компании могут делать гораздо больше для поддержки своих удаленных сотрудников. Это поможет сделать сотрудников не только более счастливыми, но и повысит уровень производительности и эффективности всего бизнеса - так что выигрывают все. В этой статье мы рассмотрим, как можно получить максимальную отдачу от удаленной команды.

Что делать руководителю или HR удаленной команды?

Общение и встречи

Нет никаких сомнений в том, что удаленная работа требует тесной коммуникации со всех сторон. Это может принимать форму эффективных совещаний, чтобы все работали над достижением общих целей, но также может относиться и к более личным, импровизированным встречам. Вот несколько лучших практик удаленного общения и встреч, которые помогут избежать путаницы и обеспечить единство взглядов.

Установите правила - установите предпочитаемые всеми линии связи, время ответа и то, какой информацией следует делиться по тем или иным каналам.

Используйте видеоконференции - видеоконференции позволяют всем видеть и слышать друг друга, а надежная платформа и настройка позволяют избежать технических трудностей.

Определите повестку дня - если у вас нет плана, совещания легко могут пойти не по плану, поэтому перед каждым совещанием определите повестку дня и убедитесь, что все подготовились.

Делитесь результатами совещания - делитесь результатами любого совещания со всеми участниками, чтобы убедиться, что оно было целенаправленным и продуктивным.

Поощряйте участие - призывайте всех участвовать в совещаниях, независимо от их роли или должности.

Последующие действия - после каждого совещания отправляйте резюме обсуждений и действий, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне и знают, что им нужно делать дальше.

И не забывайте о важности индивидуальных встреч один на один с каждым членом вашей команды. Они могут быть столь же важны для поддержания сильной и сплоченной атмосферы в коллективе.

Создание взаимоотношений и сообщества

Когда нет возможности пообщаться лично и наладить социальные связи, вы должны приложить максимум усилий, чтобы предоставить членам своей команды возможность построить прочные отношения и укрепить командный дух.

На самом деле существует множество способов создания отличной атмосферы для удаленных команд - иногда для этого требуется творческий подход, но на самом деле в большинстве случаев вам просто нужно применять те же принципы формирования команды, что и всегда. Например, хорошо известно, что регулярные короткие встречи помогают создать хорошую сплоченность команды - то же самое можно сделать с помощью видеоконференций.

Рост и развитие

Удаленная работа иногда затрудняет развитие навыков и карьерный рост сотрудников. Чтобы решить эту проблему, хорошо предложить возможности для профессионального роста и развития. Один из подходов заключается в проведении регулярных тренингов, как очных, так и удаленных, которые посвящены темам, имеющим отношение к работе вашей команды. Это могут быть новые технологии, отраслевые тенденции или "мягкие" навыки, такие как коммуникация или управление проектами.

Еще одна стратегия - внедрение программы коучинга или наставничества. Это поможет сотрудникам регулярно получать обратную связь и рекомендации от более опытных коллег, что может оказать неоценимую помощь в развитии их навыков и уверенности в себе. Предоставляя возможности для роста и развития, вы можете помочь своим удаленным сотрудникам почувствовать себя более заинтересованными в своей работе и в организации в целом.

Инструменты и технологии

Чтобы получить максимальную отдачу от удаленной команды, иногда приходится инвестировать в новые технологии. Ниже мы перечислили некоторые ключевые инструменты, которые популярны среди многих успешных удаленных команд.

✔ Средства коммуникации - одним из наиболее важных моментов для удаленной команды является наличие четкой и эффективной системы коммуникации. Существует множество инструментов, которые могут помочь в этом, например, Slack, Microsoft Teams и Zoom. Эти инструменты позволяют членам команды общаться посредством текста, голоса и видео, а также могут использоваться для совместного использования экрана и совместной работы.

✔ Инструменты управления проектами - чтобы держать всех на одной волне и гарантировать своевременное выполнение задач, инструменты управления проектами могут быть чрезвычайно полезны. Среди популярных вариантов - Trello, Asana, Jira, Basecamp и Monday. Эти инструменты позволяют членам команды отслеживать прогресс, назначать задачи и сотрудничать над проектами в режиме реального времени.

✔ Инструменты учета времени - при управлении удаленной командой может быть сложно отслеживать рабочее время каждого и убедиться, что все работают эффективно. Такие инструменты учета времени, как Toggl Track, Timely и RescueTime, могут помочь в этом, позволяя членам команды отслеживать свое время, а менеджерам контролировать производительность.

✔ Инструменты для обмена файлами и хранения - обмен файлами и документами может быть затруднен при удаленной работе, но такие инструменты, как Dropbox, Google Drive и Box, упрощают хранение и безопасный обмен файлами. Эти инструменты также позволяют членам команды совместно работать над документами.

✔ Виртуальная доска и инструменты для мозгового штурма - мозговой штурм и совместная работа над идеями могут быть сложными при удаленной работе, но такие инструменты для виртуальных досок, как Miro, Lucidchart и MURAL, могут облегчить мозговой штурм и совместную работу в визуальном режиме. Эти инструменты позволяют членам команды совместно создавать диаграммы, блок-схемы и другие наглядные материалы.

✔ Инструменты вовлечения и мотивации сотрудников - наконец, важно убедиться, что члены удаленной команды чувствуют связь и вовлеченность в свою работу и своих коллег. Такие инструменты, как Donut, Emodika и Officevibe, могут помочь в этом, способствуя проведению виртуальных мероприятий по сплочению коллектива, программ признания и поощрения, а также опросов сотрудников.

Управление и эмпатия

Сопереживание и понимание имеют решающее значение при управлении удаленной командой. Если вы впервые управляете удаленной командой или у вас нет большого опыта, очень важно понимать, что это может сильно отличаться от работы при личной встрече. Менеджеры должны проявлять гибкость и понимание, когда речь идет о потребностях удаленных работников.

Одна из основных проблем удаленной работы заключается в том, что она может размыть границы между работой и личной жизнью. Без структуры офиса удаленным работникам может быть трудно отключаться от работы, что приводит к выгоранию и стрессу. Как руководитель, важно знать об этом и проявлять гибкость в вопросах рабочего времени и сроков. Поощряйте своих сотрудников делать перерывы, отключаться в конце дня и уделять первостепенное внимание своему психическому здоровью.

Возможно, самое важное здесь то, что руководители должны понять, что им крайне важно играть ведущую роль в отношении своих удаленных команд. 

Психическое здоровье и благополучие 

Мы уже говорили о том, что удаленная работа может привести к дополнительному стрессу и выгоранию. Отсутствие социального взаимодействия и поддержки, которые обычно возникают при работе в традиционной офисной среде, может привести к тому, что сотрудники будут чувствовать себя одинокими или изолированными. Еще один фактор, ведущий к стрессу - нарушение баланса работа - жизнь.

Вот несколько идей, которые можно использовать, чтобы предупредить проблемы:

👌 Поощрять и обучать планировать свой рабочий день.

👉 Многие удаленщики не делают перерывов, что напрямую ведет к выгоранию. Можно пойти на хитрость и оплатить обеды или “полдники” в местном кафе или абонемент на кофе в кофейне. Так вы сможете “выдернуть” сотрудника на перерыв. 

👉 Семейным” сотрудникам может быть некомфортно работать из дома, организуйте их рабочее место в корвокинге. 

👉 Устраивайте марафоны и челленджи в чатах-флудилках. Они дадут сотруднику чувтсво причастности и общей цели. А еще сплотят команду, помогут узнать много нового друг о друге и отвлечься от работы. 

👉 Спорт - мощное оружие для психологического и физического “благополучия”. Оплатите сотруднику абонемент в многофункциональный фитнес-клуб, где он сможет сам выбрать занятие по душе. 

👉 Если позволяет бюджет, организовывайте 1 раз в год совместную поездку команды в новую локацию. Обычно такие выезды способствуют не только сплочению коллектива, но и приносят свежий взгляд в проекты. Только представьте, какой мозговой штурм можно организовать сидя в лесу у костра.

👉 Некоторым может потребоваться консультация психолога. Отлично, если такие консультации можно включить в план дня и записаться сразу в корпоративном портале. Если такой возможности нет, можно подарить абонемент на консультации с психологом или доступ к “помогающим” приложениям, тем, кому действительно нужна помощь.

Мы надеемся, что наши советы были полезны и ваша Dream Team поможет бизнесу процветать в долгосрочной перспективе.